Kirjoittaessani tätä tekstiä lokakuussa on meillä Tukilinjan tukitoiminnan työntekijöillä takana jo 7 kuukautta etätyöskentelyä! Kollegani Sanna sivusikin aihetta jo edellisessä Tukipointissaan, jonka löydät Tukilinjan nettisivuilta.
Olettehan muuten jo ehtineet käydä tutustumassa uudistuneisiin nettisivuihimme? Siellä pääsee nyt tähänkin Tukipointti -blogiin suoraan Apurahat -sivulta, mikä toivottavasti auttaa entistä useampia löytämään kirjoituksemme.
Nettisivumme on pyritty tekemään aiempaa paremmin saavutettaviksi. Ne on tehty teitä varten eli olettehan rohkeasti yhteydessä! Kertokaa, mikä toimii ja miten voisimme auttaa teitä löytämään tarvitsemanne tiedon helpommin.
Olemme jo omaksuneet etätyöhön tavat, joilla työnteko onnistuu jouhevasti. Pyrimme kuitenkin käymään toimistolla säännöllisesti, että saamme pidettyä puhelinpalvelun auki 2 kertaa viikossa ja hoitamaan postitukset ilman suurempia viivästyksiä. Lisäksi on tietenkin suuri ilo nähdä muita toimistolla olevia kasvotusten! Meitä on paikalla 4–5 henkilöä kerrallaan, joten turvavälien pitäminen ei ole ongelma.
Alla pääsette kurkkaamaan, mitä eräs toimistopäiväni piti sisällään.
7.30 Päivä alkaa aamukahveilla tilaajapalvelun Ritvan kanssa, joka on aamuvirkkuna aina ensimmäisenä paikalla. Vaihdamme kuulumiset ja keskustelemme työasioista.
8.00: Avaan koneen ja käyn läpi sähköposteja. Asetan puhelimeen vastaajaviestin, jossa kerrotaan tukitoiminnan puhelinlinjan olevan tänään avoinna klo 12–14. Tämän jälkeen aloitan apurahahakemusten käsittelyn, mikä tapahtuu saapumisjärjestyksessä.
9.30: Osallistun Teams-kokoukseen, joka liittyy keväällä käyttöön otettuun uuteen, sähköiseen hakemusjärjestelmäämme. Mukana ovat palveluntarjoaja sekä tukitoiminnan tiimi mukaan lukien esimiehemme Heikki sekä it-koordinaattori Timo. Käsittelemme ohjelmistoon liittyviä kehitysehdotuksia.
11.00: Tulostan lisäselvitykset hakijoille, jotka ovat valinneet yhteydenpitotavaksi postin, sekä myönteisen apurahapäätöksen saaneelle henkilölle lähtevän laskutusluvan. Toivotut palveluntarjoajat tai hankintapaikat eivät aina käy ilmi hakemuksista. Pyydämme silloin myönteisissä päätöksissä hakijaa ilmoittamaan hänelle sopivan hankintapaikan. Kun se on tiedossa, pääsemme sopimaan laskutuskäytännöistä ja voimme postittaa tuen saajalle hänen laskutuslupansa.
Käyn viemässä valmiit postit postilaatikkoon samalla, kun haen itselleni lounasta.
12.00: Puhelinaika alkaa. Vastailen kysymyksiin mm. hakemusten liitteistä, käsittelyajoista sekä apurahan käyttämisestä. Puheluja tulee hakijoilta, tuensaajilta ja asiantuntijoilta. Ehdin vastata myös muutamaan soittopyyntöön, jotka on jätetty tekstiviesti-puhelimeen. Käyn lisäksi läpi ja mapitan postitse saapuneet lisäselvitykset, jotka it-koordinaattorimme Timo on jo ehtinyt skannata hakemusjärjestelmään. Tämän ansiosta hakemusten käsittely ei viivästy, vaikkemme ole joka päivä fyysisesti toimistolla.
14:00: Puhelinajan päätyttyä katson taas sähköpostit ja käsittelen hakemuksia. Ehdin myös käydä esimiehen kanssa läpi YAMK-opintoihini liittyvää tehtävänantoa, joka voisi hyödyttää säätiötä.
15.30: Aika lähteä kotiin! Ensi viikkoon asti työt sujuvat taas etänä.
Saija Huurinainen
Tukitoiminnan koordinaattori
P.S. Millaista sisältöä toivotte Tukipointtiin? Otamme mielellämme vinkkejänne vastaan!