Lahjoittajarekisterin tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste (1.9.2020) perustuu EU:n tietosuoja-asetukseen (2016/679) ja Henkilötietolakiin (523/1999)

1. Rekisterinpitäjä

Tukilinja-säätiö sr
Hermannin rantatie 12B, 00580 Helsinki
09-4155 1500

2. Rekisterin ylläpitäjä

Jaicom Oy
Puuvillakatu 4 C 4
30100 Forssa

3. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Ismo Seppä
Hermannin rantatie 12B, 00580 Helsinki
09-4155 1503

4. Rekisterin nimi

Tukilinja-säätiön lahjoittajarekisteri.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriä käytetään asiakassuhteen hoitoon, asiakasyhteydenpitoon ja markkinointiin. Rekisterin tietoja käytetään Tukilinja-säätiön omaan suoramarkkinointiin, jollei asiakas ole suoramarkkinointia kieltänyt. Tukilinja-säätiö käyttää näitä ja muita asiakassuhteen aikana syntyneitä tietoja tuote- ja palvelutarjonnan suunnitteluun sekä tarjonnan kohdistamiseksi.

6. Rekisterin tietosisältö

1. Lahjoittajan yhteystiedot ja tilaamisen mahdollistavat tiedot: sukunimi, etunimi, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka ja muut asiakaskohtaiset tiedot.
2. Tiedot lahjoituksista, maksuista ja peruuttamisista
3. Lahjoittajan pyytämä markkinointitauko tai -kielto

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä asiakkaalta itseltään. Tukilinja-säätiö huolehtii säännöllisesti rekisterin osoitetietojen päivittämisestä käyttäen apuna Digi- ja väestötietovirastoa. Henkilötietoja voidaan kerätä, tallentaa ja päivittää myös osoite-, päivitys- tai muuta vastaavaa palvelua myyvältä rekisterinpitäjältä.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Tukilinja-säätiö sr voi siirtää tietoja säätiön yhteistyökumppaneille (VKTTry, Jaicom Oy, Leaddesk Oy, Suomen Asiakastieto Oy, Profinder, Arkmedia Oy, OpusCapita Solutions Oy, Posti Messaging), joiden avulla säätiön toiminta on mahdollisimman tehokasta. Tietoja voidaan myös luovuttaa asiakastyytyväisyyteen liittyvissä tutkimuksissa.

Kaikissa näissä siirroissa käytetään erikseen sovittuja suojattuja internetyhteyksiä ja sftp-palvelimia sekä salattuja sähköposteja.

Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaiselle viranomaiselle väärinkäytösten selvittämiseksi. Muille kolmansille osapuolille ei tietoja luovuteta.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tukilinja-säätiö sr ei luovuta tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Tietojen säilytysaika

Kirjanpitolain mukaan lahjoitustietoja on säilytettävä 6 vuotta. Tukilinja-säätiö sr poistaa lahjoittajat, joiden viimeinen lahjoitus on tapahtunut 12 vuotta sitten.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä ei säilytetä paperitulosteena. Rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, joiden fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Käyttäjiä sitoo myös vaitiolovelvollisuus.

Tietoja siirretään rekisterinpitäjän ja rekisterin ylläpitäjän sekä muiden yhteistyökumppaneiden välillä vain suojattujen internetyhteyksien yli, käyttämällä suojattuja sftp-palvelimia tai salatuin sähköpostein.

12. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Asiakkaalla on oikeus pyytää raportti itseään koskevista tiedoista, tietojen korjaamista, poistamista tai unohtamista. Pyyntö tulee osoittaa kirjallisesti rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle, joka vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Tarvittaessa yhteyshenkilö pyytää lisätietoja, joilla asiakkaan henkilöllisyys varmistetaan.

Asiakas voidaan kirjanpitolain perusteella poistaa, jos viimeisesta tapahtumasta on yli 6 vuotta aikaa. Jos asiakasta ei edellämainitusta syystä voi poistaa, voidaan asiakas unohtaa eli merkitä hänelle markkinointikielto, jolloin asiakkaaseen ei enää oteta yhteyttä.

13. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön tai yhteistyökumppaneiden muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 30.10.2020.